Privatlivspolitik

Senest opdateret den 27. april 2026

Schæferhundeklubben for Danmark – Kreds 4 Roskildes dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Schæferhundeklubben for Danmark – Kreds 4 Roskilde er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

  • Kontaktperson: Annemarie Mortensen
  • CVR: 30789342
  • Mail: kreds4@yahoo.com
  • Website: www.kreds4.dk

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

1) Medlemsoplysninger:

  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse

2) Oplysninger om hundetrænere:

  • Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
    • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
    • Billeder der er givet tilladelse til, der bruges på sociale medier
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer

Her indsamler vi oplysninger fra
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn
  • Schæferhundeklubben for Danmarks hovedorganisation, f.eks. oplysninger om klubskifter, karantæner og kursusdeltagelse

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

Formål med behandling af medlemsoplysninger:
1) Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning

  • Som led i foreningens aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os

2) Formål med behandling af oplysninger på hundetrænere:

  • Håndtering af trænernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Udbetaling af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os
  • Invitation til sociale arrangementer

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

  • Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af holdliste
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Da foreningen er medlem af Schæferhundeklubben for Danmarks hovedorganisation, sker der videregivelse af oplysninger om hundetræner til disse, for at hundetrænere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra denne organisation
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Videregivelse af dine personoplysninger
Der sker videregivelse af oplysninger om hundetrænere i relevant omfang til organisationer, som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som hundetræner.

Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen.

Hundetrænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter, dit virke er ophørt
  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter, arbejdet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og hundetrænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Yderligere tilføjelse til foreningens GDPR-retningslinjer:

Information om behandling af oplysninger på din hund
Som medlem af Schæferhundeklubben Kreds 4 Roskilde er det en betingelse for deltagelse i træning og aktiviteter, at vi har dokumentation for din hunds vaccination og lovpligtige ansvarsforsikring. Her kan du læse, hvordan vi håndterer disse oplysninger i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (GDPR).

Hvorfor indsamler vi dokumentation?
Foreningen har en legitim interesse i at behandle disse oplysninger (GDPR art. 6, stk. 1, litra f) for at sikre:

  1. Sundheden på træningspladsen: Vi sikrer, at alle deltagende hunde er vaccineret mod smitsomme sygdomme for at beskytte alle hundes helbred.
  2. Sikkerhed og ansvar: Vi sikrer, at alle hunde er dækket af en lovpligtig ansvarsforsikring, hvis der skulle opstå skader under foreningens aktiviteter.

Hvad bruger vi oplysningerne til?
Vi bruger dokumentationen til at verificere, at vaccinationen er gyldig, og at forsikringen er aktiv. Oplysningerne deles ikke med tredjemand, medmindre det er nødvendigt i forbindelse med en konkret forsikringssag eller lovkrav.

Hvordan opbevarer vi dem?
Dokumentationen opbevares digitalt på en password-beskyttet computer, som kun kassereren har adgang til.

Hvornår sletter vi? (Fast slettefrist)
Vi rydder op i vores arkiv én gang om året. Det betyder, at alt indsendt dokumentation slettes definitivt pr. 31. december, uanset om medlemskabet fortsætter i det nye år. Hvis du melder dig ud af foreningen i løbet af året, slettes din dokumentation ved udmeldelsen.

Hvor ofte skal jeg indsende dokumentation?

  • Forårssæson (primo februar): Alle medlemmer skal genindsende opdateret dokumentation til kassereren ved sæsonstart. Denne dokumentation dækker herefter resten af kalenderåret frem til sletningen d. 31. december.
  • Efterårssæson: Nye medlemmer, der ikke var indskrevet i foråret, skal indsende dokumentation ved tilmelding.
  • Ny hund og/eller anden hund: Hvis du får en ny hund, eller medbringer en anden hund til træning/aktiviteter, som ikke tidligere er dokumenteret, skal dokumentation for denne indsendes til kassereren før første træning.
  • Løbende ændringer: Hvis din hund får ny vaccination eller forsikringspolice i løbet af året, skal du indsende den nye dokumentation til kassereren, som herefter erstatter den gamle.

Dine rettigheder
Du har ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger vi har registreret om dig og din hund. Du kan få rettet fejl, hvis oplysningerne er forkerte eller forældede. Da gyldig dokumentation er en betingelse for medlemskab og deltagelse i træning, kan oplysningerne først kræves slettet ved udmeldelse af foreningen eller ved den faste årlige sletning d. 31. december. Henvendelse vedrørende rettigheder skal ske til kassereren.

Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

Politikken er udarbejdet af bestyrelsen i Schæferhundeklubben for Danmark – Kreds 4 Roskilde i marts 2023.